阳光心汇心 • 管理手册

南京阳光心汇心公益基金会

• 上述活动中，由基金会秘书处或各项目官决定召集的时间、地点和主题；外联部协 助秘书处进行参会人员召集和接待；品宣专员协助秘书处进行会议布展、议程组织 和媒体邀请；综合管理部负责活动物料和基础服务的供应。

面向社会大众的活动执行：

• 基金会无论哪个部门发起公益宣传活动，预算是否由基金会支持，均应与基金会品 宣专员共同策划与管理； • 基金会目前是私募基金会，所以，必须谨慎组织面向社会大众的公益宣传活动，不 允许设计和开展公开募款活动，所有募款活动仅允许在基金会会员范围内开展； • 基金会品宣专员根据基金会组织活动的内容、受众、时间和地点等因素，决定是否 邀请基金会领导参与；根据活动的规模和范围，决定是否邀请媒体合作伙伴参与并 报道； • 基金会应邀参加社会活动的，无论接洽单位是基金会哪个部门，必须告知品宣专员， 共同参与合作洽谈，在宣传的权责界线和风险把控上，品宣专员具有一票否决权。 • 基金会年会原则上每年举办一次，可定在八月与光合夏令营、新芽夏令营等闭营仪 式同期举行，也可单独安排； • 年会场地以可以容纳理事会会议人员、荣誉理事、爱心伙伴、合作伙伴约 150 人规 模准备，可定在酒店举行； • 年会参与人员为基金会理事、荣誉理事、合作学校、合作公益组织、爱心伙伴、志 愿者、工作人员等，其中理事会部分参见基金会理事会工作手册； • 年会的形式包括但不限于晚宴、颁奖、节目表演、拍卖等； • 年会预算由外联部 统一计划安排，品宣专员可参与计划； • 品宣专员在每年四季度与外联专员共同制定第二年的工作计划和预算，由外联专员 提交秘书长审核； • 根据外联部及秘书处确定的年会时间，开始筹备年会相关事宜； • 年会开始前两个月，联系酒店，选择出适合开展活动的酒店提交秘书长审批； • 与酒店签订协议； • 年会开始前 50 天，与理事单位风颂传媒联系，确定其可承接年会的布展相关工作， 沟通年会策划意见和建议，并告知秘书处确定的年会主题、酒店信息（酒店地址、 活动用厅）、年会时间等信息； • 年会开始前 45 天，由风颂传媒协助设计年会主视觉、协助年会场地考察，设计相 关布展物料； • 年会开始前 30 天，品宣专员制作年会邀请函，提交秘书长审核，并将审核通过的 邀请函通过微信群发送至理事会群及基金会工作群； 基金会年会组织的工作要点 基金会年会组织及执行流程

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