阳光心汇心 • 管理手册

本节以流程方式阐述理事会的会议。根据章程，每年至少开两次理事会议。通常可以在 每个季度召开一次，每年有一次会议应邀请所有理事单位以及重要捐方等人参加，通常在三 月份，作为年度会议。 以下阐述的流程适用于季度会议，也适用于年度会议。这些流程没有涉及会场布置等各 项后台会务工作。  确定会议日期： 一般的理事会议的日期，由秘书长征求主要参加人员的时间，最终请常务副理事长决定。 年会的日期有可能更早确定，可以在前一次理事会议上集体商议。  通知会议主要内容： 秘书处商议，决定会议的主要内容，提交常务副理事长批准。 通常包括：  运营汇报  本年预算执行汇报  下年预算报告（年底、年初时有此报告）  理事会报告  选举（参见之后两节的介绍）  其它  通知会议日期： 在理事会议日期确定之后，通常应该提前一个月，由秘书长安排通知所有理事会成员。 此通知应同时告知不担任理事的各理事单位，邀请派代表参加。邀请其他成员参加，需要常 务副理事长同意。 通知的方式可以是微信群简便告知，更正式的方式是让运营团队人员制作海报。 通知中应简略说明议程，并提示：欢迎理事们可以提出议案，由秘书长汇总交常务副理 事长批准之后供理事会审议。三名及以上理事提出的议案，无需批准即可交理事会审议。  确认参会者： 运营团队外联人员一一确认参会人员，报告给运营总监和秘书长。 如果有重要人员可能不参加，转交秘书长安排接洽，尽量促使更多的人员参加。  汇总议案和报告： 截止到会议之前一周，秘书长搜集各项议案，以及报告的初稿。 向会议所做报告的完整稿，不得晚于会议日期三天前提交，允许实际报告有小幅度调整。 在会议前一天 18:00 还没有提交报告的，秘书长有权临时取消该议程。  汇总议案和报告： 在会议之前五天，秘书长把详细的议程安排发给参加理事会议的人员。发送前应通过常 务副理事长的审核。  会议开始： 会议由常务副理事长或者秘书长宣布开始，介绍参会者和嘉宾，以及议题。 会议主持由常务副理事长或者秘书长担任。  会议报告及讨论： 会议按照既定议程依次报告。如果有人提议、有人附议，可以调整既定议程，但需要 2/3 多数同意。 对于各项报告，参与会可在报告之后立即提出意见，也可以根据议程在多项报告完成之 后提出意见。