阳光心汇心 • 管理手册

本节以流程方式阐述理事会的会议。根据章程,每年至少开两次理事会议。通常可以在 每个季度召开一次,每年有一次会议应邀请所有理事单位以及重要捐方等人参加,通常在三 月份,作为年度会议。 以下阐述的流程适用于季度会议,也适用于年度会议。这些流程没有涉及会场布置等各 项后台会务工作。  确定会议日期: 一般的理事会议的日期,由秘书长征求主要参加人员的时间,最终请常务副理事长决定。 年会的日期有可能更早确定,可以在前一次理事会议上集体商议。  通知会议主要内容: 秘书处商议,决定会议的主要内容,提交常务副理事长批准。 通常包括:  运营汇报  本年预算执行汇报  下年预算报告(年底、年初时有此报告)  理事会报告  选举(参见之后两节的介绍)  其它  通知会议日期: 在理事会议日期确定之后,通常应该提前一个月,由秘书长安排通知所有理事会成员。 此通知应同时告知不担任理事的各理事单位,邀请派代表参加。邀请其他成员参加,需要常 务副理事长同意。 通知的方式可以是微信群简便告知,更正式的方式是让运营团队人员制作海报。 通知中应简略说明议程,并提示:欢迎理事们可以提出议案,由秘书长汇总交常务副理 事长批准之后供理事会审议。三名及以上理事提出的议案,无需批准即可交理事会审议。  确认参会者: 运营团队外联人员一一确认参会人员,报告给运营总监和秘书长。 如果有重要人员可能不参加,转交秘书长安排接洽,尽量促使更多的人员参加。  汇总议案和报告: 截止到会议之前一周,秘书长搜集各项议案,以及报告的初稿。 向会议所做报告的完整稿,不得晚于会议日期三天前提交,允许实际报告有小幅度调整。 在会议前一天 18:00 还没有提交报告的,秘书长有权临时取消该议程。  汇总议案和报告: 在会议之前五天,秘书长把详细的议程安排发给参加理事会议的人员。发送前应通过常 务副理事长的审核。  会议开始: 会议由常务副理事长或者秘书长宣布开始,介绍参会者和嘉宾,以及议题。 会议主持由常务副理事长或者秘书长担任。  会议报告及讨论: 会议按照既定议程依次报告。如果有人提议、有人附议,可以调整既定议程,但需要 2/3 多数同意。 对于各项报告,参与会可在报告之后立即提出意见,也可以根据议程在多项报告完成之 后提出意见。

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